戻らないことがわかっているとき それでは、一つずつ詳しくみていきましょう！ 【戻る時間がわかっているとき】 この場合、戻る時間を伝えながら折り返し電話の提案をします。
恐れ入りますが、ご連絡先をお願い致します。
「もしもし」とだけ言って、いきなり内容を話してくる人がいますが、「 いや、あなた誰？」って感じになるのでやめましょう。
」と返すと、言い方によってはぶっきらぼうで無礼な感じがすることがありますので注意しましょう。
すぐに戻るとき• 普段から、職場の先輩の電話のかけ方を観察しておくのがよいでしょう。 だから• 相手の名前は直ぐにメモに取る 飲食店にかかってくる電話のほとんどは予約だと思います。
20只今お取次ぎ致しますので、少々お待ち頂けますでしょうか。
おすすめは私が学生の頃から愛用しているSARASAのボールペンです。
相手の感情に合わせた、適切なトーンで相づちを打ちます。
しかし• メモを残すことで、もしわからないことでも、上司にメモを見せながらたずねることができたり、自分で考える時間をつくることができますので、絶対にメモは残すようにしましょう。
また、お客様ファーストとわかってはいても、他のお客様の対応をしていた時や、もっと大事な作業がある時などは、３コール以内で出るのは難しいでしょう。 メモと筆記用具は常に置いておく お客様や取引先からの電話には、伝言や要望、クレームなどがあります。 失礼と存じますが• 飲食店にとっては、1番忙しい時間帯ではありますが、他のスタッフと連携してお客様が電話に出られる時間帯に電話連絡を済ませたいところ。
2時間のある時に作っておけばスムーズに対応できます。 電話を聞きながらメモを取るのは簡単ではありません。
4コール以上鳴ってから出る場合は「（大変）お待たせいたしました」• 受話器を置く前に、指でそっとフックボタンを押して切るのも良い マナーを押さえれば怖くない！丁寧な電話対応で経験を積もう 臨機応変な行動が求められる電話対応は、ハードルが高く怖いと感じがちです。
よくあるケースをQ＆A形式で紹介します。
」 受付：「お疲れ様です。
「開いた声」は、抑圧をかけない声です。
あいにくでございますが• 責任者が不在だったり、その場ですぐに回答できない場合は、お客様の連絡先を聞き、折り返し電話します。 大きな声＆ハッキリゆっくり話すことで、どんなにヘンテコな英語であっても案外通じてしまうもの。
電話応対のメモの書き方 電話を受けるときに、聞くことは以下のとおりです。
センシティブなクレームという問題であるからこそ、電話を受けてからワンクッション置くことが大切です。
「申し訳ありません」でも構いませんが、一回の電話の中で「申し訳ありません」を何度も使ってしまうと「謝ってばかり」という感じになってしまい、ちょっと重い印象になってしまいます。
いつ電話がかかってきてもいいように、メモはデスクの所定の位置に置いておきましょう。 電話相手にこちらの会話が聞こえないようにするのが基本です。
13「あんまりクレームの電話はとりたくない」と思う人も多いかもしれませんが、誠意のある対応ができれば、逆にお店のファンになってもらえることもあるのです。
」 ・「担当者より改めてご連絡いたします。
慣れるまではそう簡単なことではありません。
声色はさわやかに• 電話を受ける時の挨拶パターン １．「お電話ありがとうございます。
そして、内容を記入し会議室や面談室にいる 名指し人へメモを入れ、指示を待ちます。
」「おっしゃる通りです。 「」「」「 」「」「」「」「」「」など、企業の個別ニーズに応じたサービスをご提供致します。
」と伝える。
マニュアル化した電話対応は店内で共有し、スタッフの誰であっても満足のいく対応ができるレベルにしておきましょう。
」 【解説】 指名した人が不在のときは、基本的にはこちら側がかけ直します。
メッセージが名指し人に正確に伝わるかどうかはあなたの責任です。
ゆっくりと受話器を取る かかってきた外線電話を誰よりも早く取ろうと思っていても、慌てて取ると「ガチャリ」と相手に聞こえてしまいますので、音を立てないように気を付けながら、スムーズかつ素早く取ることが大切です。 初めのうちはわからないようが多く、電話に出たくないと言う気持ちになるのは皆同じです。
鈴木商事の工藤と言います。
用件を伺うときは 復唱して確認します。
最低限「相手の氏名・社名・誰への連絡」はメモに残す メモに残すことは電話をくださった相手の氏名と社名は必ずメモに残しましょう。
「ご迷惑をおかけ致しまして、大変申し訳ありませんでした」• どんな些細なことやお得意様からの電話であっても、文字にしてメモに残す作業を習慣化させてうっかりミスを防ぎましょう。
念のためにお名前を頂戴できますか」 折り返しが必要のない連絡の場合、伝言をお願いすることもできます。
電話を受け取る前の心構え英語の電話応対 日々電話応対していると、時には海外のお客様から問い合わせがくることも。
電話でのクレーム対応は、お互いの顔が分からないだけに、小さな行き違いで問題が大きくなることも…。
担当者が不在の場合は詳細を聞き、内容を担当者に間違いなく伝えるようにします。
まずは基本の電話の受け方について紹介しましょう。 」 【解説】 問い合わせるときは、どのような用事で電話したのかを明確に伝えるようにします。
2「申し訳ございません。
新入社員研修などの中で、実際にマニュアル通りに電話に出る練習をさせましょう。
電話対応の基本とマナーは、スタッフ全員がしっかりと身につけておく必要があります。
こちらから電話をかけるときの注意点 予約の確認など、こちらから電話をかけるケースもあるはず。