Outlook は、送信者と受信者に基づいてルールを作成することを自動的に提案します。 メールでの返答漏れや遅れは、相手からの信用も落としかねません。 少しの工夫ですが、優先度の高いメールから対応することが容易になり、返信漏れなどのトラブルも未然に防ぐことができます。
17本文に 特定の文字が含まれる場合を除く• つまりフォルダー分けによるメールの整理は万能ではなく、かえって未整理のメールを残す原因になるのです。
） あらかじめ用意されているカテゴリは、SNSからの通知などの「ソーシャル」、マーケティング系などの「プロモーション」、グループやメーリングリスト系などの「フォーラム」、自分宛てに届いた新着メール「新着」の4つ。
例えば、取引先のメールに含まれるドメイン（「 test. サーバーベース ルールとクライアント ルールです。
最も簡単で最も一般的なルールの作成は、特定の送信者または件名行の特定の単語を含むアイテムを別のフォルダーに移動することです。
連絡先グループ 連絡先グループを含むルールは、ルールの作成方法に基づき、他のルールとは異なる動作が可能です。 対応状況ごとに振り分け やはり、メールの返信漏れや返信遅れはビジネスなら特に避けたいミスです。
12届いたメールに対して仕分けルールを設定することで、フォルダーごとに自動的にメールを分別できます。 ルールはほぼ無限にカスタマイズできます。
1． 自動でフォルダー分けするように設定している場合、中身を見るには、その都度フォルダーを開かなければならず、かえって手間が増える。
この時系列による振り分けルールは、顧客からの問い合わせを時系列で管理したい場合などに特に有効な方法だといえます。
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「送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する」のチェックを外す• 特定の条件 基準 を満たした 一致した 場合、特定のフォルダーにアイテムを移動するルールを作成すると、その条件に一致した会議出席依頼やタスクの依頼も移動されます。 電子メールタブで、 新規ルールを選択します。
8Microsoft中心。
メール振り分けにヘッダ情報を使用する 通常の振り分けルールでは、項目間の関係は かつ AND になっている。
を使用しております。
会議出席依頼が自動的に [ 削除済みアイテム] に移動されると、会議は 予定表に追加されません。
そこで、振り分けルールのうち ヘッダ情報を使用する。 私の場合、送信専用のPOPアカウントがあり、送信済みアイテムをExchange ActiveSyncの［送信済みアイテム］にコピーとして置くために送信時に［CC］に自分の名前を自動付加するルールを作成しています。
フォルダに振り分けるルール＝サーバルールで作成するルール1• アドレスなどは、手入力でなくコピー＆ペーストを活用した方が、エラーを減らせます。
いずれにしても、考える時間がかかる上にあいまいな整理しかできない状態になります。
それとも「獣」に分類するでしょうか。
７．例として 指定フォルダーへ移動する を選択し、下の枠内に表示された「指定」をクリックします。 ちなみに、振り分けルールの設定例などは後ほど詳しく解説します。
同様の手順で、やりとりのあるメールアドレスの振り分け設定を行うと良いでしょう。 作成するルールの種類ごとに設定できるさまざまなオプションがあります。
メール共有システムであれば未対応のメールがはっきりと分かるように表示されますし、進捗管理機能が搭載されているので対応漏れも防げます。
フォームが （フォーム名）の場合を除く• フォルダー分けの目的は、多くの場合、後日、そのメールを見つけやすくすることにあります。
ユーザー設定のルール：テンプレートを使わずに作成するルールです。
ルールウィザードを使用してルールを作成する ルールウィザードで作成できるルールには、次の3つの種類があります。 実際、メールを使う人の6割程度がフォルダー分けしています。
そこで、メールの優先度に応じてフォルダを設定すれば、対応の緊急度も可視化できます。 これは 「こうもり問題」と言われているものです。
Gmailではラベルを活用して仕分け ここまでOutlookでの仕分け方法を紹介しましたが、Gmail（G Suite）でも同様のことができます。
手順 1からテンプレートのいずれかを選択します。
８．振り分け先のフォルダを選択して「OK」をクリックします。
クライアントルールでしか処理できないことがある じゃあ、サーバルールで全部やればいい、と思うのですが、一部の処理や判定はクライアントルールでしか処理できない、と言う制限事項があります。 [ サブフォルダーを含む] チェック ボックスを選択すると、手順 3 で選択したフォルダーの下にすべてのフォルダーが含まれます。 よりメールを見やすくする手段として、表示メニューの「スレッドとして表示」をチェックすることをおすすめします。
7なぜ、メールをフォルダーに分けるのでしょう。 ただし、仕分けされたOutlookアイテムをそのメールフォルダーから予定表など他のフォルダーに移動させた場合、正しく作動しない場合があるので気をつけましょう。
受信トレイまたは別のメールフォルダー内のメッセージを右クリックし、 ルールを選択します。
メールチェック時にあとで見返すためにスターマークを活用している人向け 優先トレイ 重要な未読メールとスターマーク付きメールを上部に表示するレイアウト。
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ルールウィザードを使用してルールを作成する方法については、次の手順を参照してください。 このルールを用いれば、新しいメールと古いメールの判別が容易です。
2それも、アットマーク以前だけではなく、アットマーク以後のドメインの部分も毎回細かく変えてくるので、 メールアドレスで仕訳したとしても、毎回そのフィルターをくぐりぬけてしまいます。
［件名］に 特定の文字 が含まれる場合を除く• 10．最後に「適用」をクリックします。
いくつかの仕分けルールの例を挙げましたので、参考にしていただき、自分なりのルール設定をしてみてください。
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DMや迷惑メールを仕分けたい、と思ってルールを作成してみたものの、なんどやっても（クライアントルール）と表示されて、Outlook Web Access（OWA）の環境ではルールが適用されない、ということがあって、調べたのが発端となります。 また、フォルダ内を見ただけで、あとどれぐらいのメールに返信する必要があるのかがすぐに分かるようになるため、タスク管理としても機能します。 自分の名前に対して、「To」「Cc」にはいっていたり、そもそもメールマガジンのように、「宛先に入っていない」ものに対して振り分けることができます。
3紛失できない重要なメールから、少し気になるメールマガジンまで、その内容もさまざまです。
1988年高知県生まれ。
就業しても継続して学べる環境を整えています。
変更する必要がない、適切に動作しない仕分けルールがあるというメッセージが表示されたら、[OK] をクリックします。